Hồng Sơn

THỦ TỤC XIN VISA NHẬP CẢNH CHO NGƯỜI VIỆT NAM

Ngày 21 tháng 4 năm 2005
Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TP.HCM

Người Việt Nam muốn nhập cảnh vào Nhật Bản cần phải có visa. Thủ tục xin visa như sau:

A. THỦ TỤC XIN VISA

1. Các giấy tờ cần thiết để xin visa ngắn hạn

Người Việt Nam hoặc người đại diện thay thế xin visa phải xuất trình tại tiếp tân TLSQ Nhật Bản hộ chiếu (bản gốc) và các giấy tờ như sau. (TLSQ Nhật Bản không nhận hồ sơ do người bảo lãnh gởi hồ sơ trực tiếp hoặc gởi fax đến TLSQ Nhật Bản). Ngoài ra sau khi đã được nhận hồ sơ, còn phải nộp các giấy tờ bổ sung khi được yêu cầu.

(1) Đơn xin visa (1 bản): bản tiếng Anh (phát tại tiếp tân TLSQ Nhật Bản)
Đơn xin phải ghi rõ ngày tháng và phải có chữ ký (tương tự chữ ký trong hộ chiếu).

(2) Một tấm hình (dán vào đơn nói trên)
Hình khổ 45 mm x 45 mm, phải được chụp 6 tháng trở lại kể từ ngày nộp đơn.

(3) Giấy bảo lãnh (1 bản) (1 bản gốc)
Giấy bảo lãnh phải được viết bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật (xem mẫu đính kèm).

Trường hợp người xin visa có thể chứng minh bản thân mình có thể trả toàn bộ chi phí chuyến đi (ví dụ giấy tờ chứng minh số dư tài khoản ngân hàng mang tên đương sự xin visa), thì không cần xuất trình giấy bảo lãnh.

(a) Về người bảo lãnh
- Có thể là pháp nhân hay cá nhân
-Trường hợp người bảo lãnh là pháp nhân thì người đứng đơn bảo lãnh phải đủ tư
cách đại diện pháp nhân. Nhưng nếu có giấy uỷ quyền và được uỷ quyền đứng ra
bảo lãnh thì có thể chấp nhận được.
- Phải bảo lãnh toàn bộ thời gian lưu trú tại Nhật.

(b) Lưu ý khi làm giấy bảo lãnh
- Tiêu đề phải gởi Tổng Lãnh sự Nhật Bản tại TP.HCM
- Về người bảo lãnh, phải ghi rõ địa chỉ, tên, số điện thoại, tên phải có dấu đóng. Đối
với công ty hay tổ chức, chỉ cần dấu của công ty hay tổ chức.
- Về người xin visa, tên phải được viết bằng chữ la-tinh (không cần dấu tiếng Việt).
Quốc tịch, nghề nghiệp, ngày tháng năm sinh phải ghi bằng tiếng Nhật.
- Về các mục bảo lãnh, chú ý nếu thiếu 1 mục vẫn bị xem là thiếu hồ sơ.

(4) Giấy lý do nhập cảnh (1 bản) (1 bản gốc ) phải được viết bằng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh (tham khảo mẫu đính kèm).

- Trường hợp không xuất trình giấy bảo lãnh, phải xuất trình giấy lý do nhập cảnh. Về
người bảo lãnh, phải ghi rõ địa chỉ, tên, số điện thoại, tên phải có dấu đóng. Trường
hợp là công ty hay tổ chức, thì phải có dấu đóng của công ty hay tổ chức.
- Về các nơi đến và hoạt động tại Nhật Bản, phải ghi đầy đủ sự cần thiết và mục đích.
- Không được ghi chung chung mơ hồ như "business", "tham quan", hay "thăm viếng
người quen", mà phải ghi rõ lý do vì sao bảo lãnh, các hoạt động, các nơi đến và địa chỉ
liên lạc.

(5) Chương trình (1 bản) (1 bản gốc) phải được viết bằng tiếng Nhật hoặc tiếng Anh (tham khảo mẫu đính kèm).

- Đính kèm vé máy bay hai chiều hoặc giấy giữ chỗ vé máy bay.
- Phải ghi rõ ngày tháng đến Nhật, ngày về nước, số chuyến bay, sân bay hay cảng vào
Nhật. Ngoài ra không được ghi chung chung như "dự hội nghị vào ngày OO", mà phải
ghi chương trình một cách cụ thể.
- Ghi chi tiết nơi lưu trú tại Nhật (tên khách sạn, địa chỉ, số điện thoại).
- Chương trình lưu trú phải ghi chi tiết từng ngày, tuy nhiên nếu các hoạt động giống nhau
và liên tục thì ở cột ngày tháng trong chương trình có thể ghi từ ngày...tháng...năm đến
ngày...tháng...năm.

(6) Các giấy tờ chứng minh mục đích đi Nhật: 1 bản (bản gốc, tuy nhiên nếu không xuất trình được bản gốc, đề nghị hỏi bộ phận xét duyệt hồ sơ).

* Phải xuất trình các giấy tờ liên quan đến mục đích nhập cảnh, lưu trú và quan hệ với người xin visa (nếu hồ sơ bằng tiếng Việt phải kèm bản dịch tiếng Anh hoặc tiếng Nhật, bản dịch không cần công chứng).

Ví dụ: bản tóm lược chương trình hội nghị, semina, chương trình đào tạo, hợp đồng giao dịch mua bán, đơn đặt hàng, vận đơn, hợp đồng lao động, quyết định cử đi công tác, giấy phép đầu tư vào Việt Nam, giấy phép đặt văn phòng đại diện.

Trường hợp thăm thân nhân phải có giấy tờ chứng tỏ quan hệ thân nhân (như giấy khai sinh, hộ tịch <đã đăng ký tên vị hôn phu hoặc hôn thê>, giấy chứng nhận kết hôn do phía Việt Nam cấp).

Trường hợp thăm người quen, nếu không có giấy tờ chứng minh mối quan hệ thì có thể xuất trình thơ, e-mail, fax, hoá đơn điện thoại quốc tế, hình chụp chung với nhau...

(7) Các giấy tờ xác định người bảo lãnh (bản gốc, tuy nhiên nếu không xuất trình được bản gốc, đề nghị hỏi bộ phận xét duyệt hồ sơ).

(a) Các giấy tờ chứng minh sự tồn tại của công ty hay đoàn thể.
Ví dụ: Sổ đăng ký hoạt động pháp nhân (có giá trị 3 tháng kể từ ngày cấp) báo cáo tài chính, tài liệu giới thiệu nói về pháp nhân. Nếu không có các hồ sơ trên thì điền vào mẫu giải thích về công ty, đoàn thể đính kèm bảng hướng dẫn này.

(b) Trường hợp cá nhân bảo lãnh (phải đầy đủ 3 mục sau đây)
- Giấy chứng nhận làm việc của người bảo lãnh (trường hợp hành nghề tự do, thì giấy phép hành nghề, hoặc giấy khai báo thuế).
- Giấy chứng nhận đã nộp thuế do sở thuế hoặc giấy chứng nhận thu nhập.
- Giấy chứng nhận cư trú, (nếu là người nước ngoài sống tại Nhật, thì giấy đăng ký cư trú của người nước ngoài).
(Các giấy tờ phải có giá trị 3 tháng kể từ ngày cấp).

2. Trường hợp cần phải có giấy phép lưu trú

(1) Người nộp đơn xin visa ứng với các trường hợp dưới đây cần phải xin trước giấy phép lưu trú do Cục quản lý xuất nhập cảnh địa phương của Nhật Bản cấp. Về địa chỉ Cục quản lý xuất nhập cảnh đề nghị hỏi Bộ Tư pháp Nhật Bản theo số điện thoại 03 - 3580 - 4111.

(a) Thời gian lưu trú trên 90 ngày.
(b) Các hoạt động có thù lao (làm việc, trình diễn, biểu diễn...). Trường hợp này không liên quan đến thời gian lưu trú.

(2) Về giấy phép lưu trú, người bảo lãnh giữ một bản phô-tô, bản gốc gởi cho người xin visa cùng các giấy tờ như mục (4) dưới đây. Có thể sau này Bộ Ngoại giao Nhật Bản yêu cầu xuất trình bản sao giấy phép lưu trú nên đề nghị giữ cẩn thận.

(3) Trường hợp du học hoặc tu nghiệp, thì tuỳ trường hợp có thể xin giấy phép cư trú trước khi xin visa. Trường hợp xin visa nhưng chưa có giấy phép cư trú, thì nếu Bộ tư pháp xét thấy cần thiết sẽ yêu cầu người bảo lãnh xin giấy phép lưu trú.

(4) Trường hợp đã có giấy phép lưu trú, để nhập cảnh vào Nhật Bản, ngoài giấy phép lưu trú cần phải có visa nhập cảnh.

Hồ sơ xin visa trong trường hợp này, ngoài đơn xin visa và hình, như đã nêu trên chỉ cần xuất trình giấy tờ chứng minh mục đích nhập cảnh vào Nhật của đương sự (1 bản gốc).

Cụ thể nếu tư cách lưu trú:
a. Du học: xuất trình giấy phép nhập học
b. Tu nghiệp, lao động, làm việc...:xuất trình hợp đồng lao động
c. Định cư có chồng hay vợ là người Nhật Bản: xuất trình hộ tịch của người Nhật đã đăng ký quan hệ hôn nhân hoặc giấy chứng nhận kết hôn do chính phủ Việt Nam cấp.
d. Định cư có chồng hay vơ là người vĩnh trú tại Nhật Bản: xuất trình đơn xin đăng ký kết hôn có xác nhận tại cơ quan hành chánh địa phương Nhật Bản hoặc giấy chứng nhận kết hôn do chính phủ Việt Nam cấp.
e. Định cư với người định cư tại Nhật Bản: xuất trình giấy chứng nhận kết hôn do chính phủ Việt Nam cấp hoặc giấy khai sanh.

3. Trường hợp đặc biệt đối với vợ/chồng của người mang quốc tịch Nhật Bản

(1) Đối với người Việt Nam là vợ/chồng của công dân Nhật Bản thường trú tại Việt Nam, trường hợp người Việt Nam này dự định lưu trú ngắn hạn tại Nhật Bản (dưới 90 ngày) và đi về cùng với người vợ/ chồng là công dân Nhật Bản, thì không cần xuất trình giấy bảo lãnh và một số giấy tờ liên quan. Chi tiết đề nghị hỏi tại tiếp tân (cụ thể hồ sơ gồm giấy lý do nhập cảnh, chương trình lưu trú, hộ tịch đã đăng ký tên vợ/chồng hoặc giấy chứng nhận kết hôn do cơ quan thẩmquyền của Việt Nam cấp, bản sao vé máy bay hai chiều (cả hai người), phô-tô hộ chiếu của công dân Nhật Bản phần nhân dạng.

(2) Đối với trường hợp (1) nói trên, người mang quốc tịch Nhật Bản thường trú tại Việt Nam không cùng đi về với người chồng hoặc người vợ là người Việt Nam nhưng trả toàn bộ chi phí chuyến đi, thì có thể đứng ra làm người bảo lãnh. (chi tiết đề nghị hỏi bộ phận xét duyệt hồ sơ)

4. Trường hợp khác

(1) Thực hiện miễn trừ visa nhập cảnh Nhật Bản đối với người Việt Nam mang hộ chiếu công vụ hoặc ngoại giao còn hiệu lực.
Từ ngày 01 tháng 5 năm 2005, công dân nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam mang hộ chiếu công vụ hoặc hộ chiếu ngoại giao còn hiệu lực có dự định lưu trú tại Nhật Bản trong thời gian không quá 90 ngày, được phép nhập cảnh vào Nhật Bản không cần visa.

(2) Có thể xin visa nhiều lần (chỉ dành cho trường hợp lưu trú ngắn hạn)
Áp dụng cho đối tượng mang quốc tịch Việt Nam có liên quan đến công ty, doanh nghiệp (xí nghiệp quốc doanh, cổ phần hoặc liên quan đến doanh nghiệp Nhật Bản), những người làm nghệ thuật, biểu diễn nghiệp dư, vận động viên thể thao, giáo sư đại học... nói chung bao gồm những người làm văn hoá, văn nghệ, trí thức.

(3) Ngoài các giấy tờ nói trên, tuỳ trường hợp TLSQ Nhật Bản hoặc Bộ Ngoại giao Nhật Bản có thể yêu cầu một số giấy tờ bổ sung. Nếu không bổ sung các giấy tờ yêu cầu, thì hồ sơ xin visa sẽ không được chấp nhận hoặc thời gian xin visa sẽ kéo dài.

(4) Các giấy tờ cần thiết để xin visa phải nộp trực tiếp tại TLSQ Nhật Bản.

(5) Các giấy tờ đã nộp (ngoại trừ giấy phép lưu trú, giấy cho phép nhập học) sẽ không được trả lại dù kết quả có được cấp visa hay không. Các giấy tờ do chính phủ Việt Nam cấp, giấy khai sanh bản gốc, vé máy bay... nói chung là không có giấy tờ nào khác có thể thay thế được thì sẽ được copy và trả bản gốc cho đương sự.

B. THỜI GIAN NHẬN ĐƠN XIN VISA

Từ 8:30 giờ đến 11:30 giờ từ thứ hai đến thứ sáu (trừ các ngày lễ và các ngày nghỉ của TLSQ Nhật Bản). Ngoài ra để tạo điều kiện thuận lợi cho việc xét, cấp visa, buổi chiều không nhận đơn xin visa. (Nếu được thông báo, buổi chiều có thể nhận visa đã được cấp phát).

C. CẤP PHÁT VISA

- Biên nhận hồ sơ
Khi được nhận đơn xin visa TLSQ Nhật Bản sẽ cấp biên nhận hồ sơ. Khi đến
nhận visa phải mang biên nhận này.

- Lệ phí visa
441.000 đồng (đóng tiền khi nhận visa, chỉ nhận tiền đồng Việt Nam)
882.500 đồng đối với visa nhiều lần (đóng tiền khi nhận visa, chỉ nhận tiền
đồng Việt Nam)

D. VỀ VIỆC THAY ĐỔI CHƯƠNG TRÌNH LƯU TRÚ SAU KHI NHẬN VISA

Sau khi được cấp visa, nếu thời hạn lưu trú thay đổi dài hơn thời hạn lưu trú trong visa được cấp, hoặc chương trình thay đổi, hoặc hoạt động thay đổi thì phải xin lại visa khác. Chú ý hiệu lực của visa là 3 tháng kể từ ngày cấp, nếu quá thời hạn nói trên thì visa mất hiệu lực, không thể sử dụng để nhập cảnh được.

Mọi thắc mắc đề nghị hỏi tại Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản theo số điện thoại: 8225314 và số fax: 8217719 (Phòng Lãnh sự).